Belang van betrouwbare informatievoorziening

Juist in hectische tijden is het van groot belang dat organisaties beschikken over over betrouwbare en tijdige informatie om alle in- externe risico’s  Echter, de kwaliteit en betrouwbaarheid van informatiesystemen zijn niet altijd optimaal.

Onbetrouwbare informatie

Onderzoek van Nijenrode, Nivra, PriceWaterhouseCoopers en de Rijksuniversiteit Groningen heeft aangetoond dat veel onder de vlag van risicomanagement gebruikte methoden en technieken op zijn best onvolkomen zijn geweest en hebben bijgedragen aan de kredietcrisis. De basis van risicomanagement – een betrouwbaar informatiesysteem van hoge kwaliteit – blijkt in de praktijk aanmerkelijk te kort te schieten.

Binnen organisaties zijn vaak duidelijke signalen aanwezig dat risico’s onvoldoende beheerst zijn. Een paar voorbeelden: Prognoses worden steeds bijgesteld, de borging van financiering gaat moeizaam en medewerkers klagen over werkdruk. 

Wanneer dergelijke signalen aanwezig zijn is het maar de vraag of de informatievoorziening van voldoende kwaliteit is om adequaat te kunnen handelen. Het gevolg is dat optredende risico´s niet tijdig worden herkend en dus ook niet kan worden bijgestuurd. Met als gevolg dat de consequenties uiteindelijk zich tot enorme preporties kunnen ontwikkelen. En desastreus kunnen zijn voor een organisatie en de maatschappij.

Onderstaand overzicht illustreert dit, de tabel is een selectie van gepubliceerde verliezen van organisaties over de afgelopen 10 jaar:

Jaar	Organisatie	Sector	Verliezen
2009	Servatius	Vastgoed	€ 60 miljoen door verspreiden van incorrecte informatie.
	DSB bank	Financieel	Failliet.
2008	Delta Loyd	Financieel	€ 300 miljoen door verspreiden van incorrecte informatie.
	Nationale Nederlanden	Financieel	€ 365 miljoen door verspreiden van incorrecte informatie.
	Fortis ASR	Financieel	€ 750 miljoen door verspreiden van incorrecte informatie.
	Woonbron	Vastgoed	€ 175 miljoen door verspreiden van incorrecte informatie
2003	SMI management	ICT	1,5 miljoen door een cheque scam
	NASA	Aerospace	Space shutle |Columbia
2002	Landis	ICT	€ 160 miljoen door verspreiden van incorrecte informatie.
2001	Enron	Energie	250 miljard
2000	Semblog	Logistiek	18.5 miljoen door valse facturen en een creatieve boekhouding

Let wel: In het bovenstaande overzicht zijn de negatieve effecten (meer dan 1.000 miljard) veroorzaakt door de kredietcrisis niet meegnomen. 

Wat is informatievoorziening?

De informatie voorziening van een organisatie is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van de organisatie.

De informatiebehoefte van een organisatie is drieledig:

• Operationele informatie, voor het verrichten van feitelijke handelingen en het beheersen van processen;
• Besturingsinformatie, voor de besturing van de organisatie;
• Verantwoordingsinformatie, informatie over verrichten en besturing.

En nu….?

Hoe kunt u de dilemma’s, best practices en valkuilen van informatievoorziening en risicomanagement vertalen in oplossingen. Een aantal aandachtspunten zijn daarbij van belang:

In de eerste plaats gaat het om bewustwording dat betrouwbare informatievoorziening voortdurende ontwikkeling vereist, zowel van de organisatie (lees: directie en bestuur) als van de (individuele) commissarissen.

In de tweede plaatse gaat het om de introductie van best practices door:

• Het expliciet aan de orde stellen van de effectiviteit van de informatievoorziening;
• Het verankeren van effectieve informatievoorziening in de reglementen en/of jaaragenda door vast te leggen dat de informatieverstrekking jaarlijks beoordeeld wordt;
• Het expliciet maken van de opvolging van verbeterpunten op de actielijst van de raad van commissarissen

Een goede verankering van betrouwbare en effectieveninformatievoorziening staat op zichzelf nog niet garant voor openheid en transparantie. Regels en richtlijnen zijn pas zinvol als ze niet alleen naar de letter, maar ook naar de geest worden toegepast.